Asistente Administrativo Contable y de Jefatura - San Rafael de Alajuela

1. Objetivo del puesto
Brindar soporte directo a la Jefatura del Departamento Contable-Administrativo en la gestión, control y seguimiento de los procesos del área, asegurando la oportunidad y confiabilidad de la información, el cumplimiento de las actividades asignadas y la adecuada coordinación entre departamentos.
Asimismo, actuar como respaldo operativo del departamento mediante la cobertura temporal de puestos y funciones críticas ante ausencias o vacantes, contribuyendo a garantizar la continuidad de las operaciones y el cumplimiento de los objetivos de Zanellato Foods.
2. Principales responsabilidades
2.1. Asistencia a la jefatura
• Dar seguimiento a instrucciones, compromisos, proyectos y asuntos pendientes del departamento.
• Preparar reportes, controles y resúmenes ejecutivos para facilitar la toma de decisiones.
• Coordinar la recopilación de información y documentación requerida por la jefatura.
• Identificar y comunicar oportunamente atrasos, inconsistencias y situaciones que requieran atención.
• Dar seguimiento a los acuerdos y asegurar su cumplimiento dentro de los plazos establecidos.

2.2. Gestión y control administrativo-contable
• Apoyar en mantener actualizados los controles de cuentas por pagar, cuentas por cobrar, Recursos Humanos y documentación de respaldo.
• Verificar la integridad y consistencia de la información registrada en los controles y sistemas autorizados.
• Dar seguimiento a documentos pendientes, aprobaciones, pagos, cobros y diferencias por resolver.
• Apoyar en conciliaciones, cierres mensuales, revisiones documentales y demás procesos administrativos-contables.
• Mantener organizada y disponible la documentación física y digital del departamento.

2.3. Gestión Administrativa de Recursos Humanos

Responsable de la administración documental y operativa de los procesos de Recursos Humanos, excluyendo las decisiones de reclutamiento, selección y contratación de personal:

Funciones:
• Mantener expedientes físicos y digitales.
• Elaborar contratos de trabajo.
• Elaborar adendas y modificaciones contractuales.
• Elaborar acciones de personal.
• Administrar vacaciones.
• Controlar incapacidades.
• Controlar permisos.
• Dar seguimiento a ausencias.
• Mantener políticas y reglamentos actualizados.
• Coordinar inducciones.
• Coordinar capacitaciones.
• Recopilar incidencias para planilla.
• Preparar documentación para ingresos y salidas de colaboradores.
• Gestionar constancias laborales.
• Dar seguimiento a vencimientos de documentos.
• Custodia de expedientes.
• Actualización de normativa interna.
• Control de firmas de políticas.
• Archivo de amonestaciones.
• Seguimiento documental de procesos disciplinarios.

2.4. Coordinación interdepartamental
• Gestionar y dar seguimiento a solicitudes de información con las áreas Comercial, Logística, Bodega y demás departamentos.
• Coordinar la resolución de inconsistencias y pendientes con las personas responsables.
• Mantener informada a la jefatura sobre el estado de los asuntos en seguimiento.
• Promover el cumplimiento de los procedimientos y controles internos establecidos.

2.5. Cobertura de puestos y continuidad operativa
• Asumir temporalmente funciones de otros puestos dentro del Departamento Contable-Administrativo ante vacaciones, incapacidades, permisos, renuncias, despidos u otras ausencias o vacantes.
• Ejecutar las tareas prioritarias del puesto cubierto, de acuerdo con su capacitación y las instrucciones de la jefatura.
• Participar en procesos de capacitación cruzada para conocer las funciones críticas del departamento.
• Garantizar una adecuada continuidad de los procesos, documentar los pendientes y facilitar la entrega ordenada de las funciones al finalizar la cobertura.
• Coordinar con la jefatura la priorización de responsabilidades cuando deba atender simultáneamente sus funciones habituales y las del puesto cubierto.

-Requerimientos- Educación mínima: Educación Técnico/Profesional
4 años de experiencia
Edad: entre 27 y 50 años
Conocimientos: Microsoft excel
Palabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide, administrative, contador, pagador, contralor, accountant, facturista, tesorero, contable, lider, jefe, gerente, manager, director, chief, lead, jefatura, regente